Airbnb-Reinigung aus der Ferne kontrollieren: So geht's

Wer weiß, wie man die Airbnb-Reinigung kontrolliert, ohne vor Ort zu sein, vertraut seiner Reinigungskraft nicht nur, sondern überprüft sie. Die meisten Gastgeber erfahren erst von einem Mangel, wenn sich ein Gast meldet. Dieser Ratgeber stützt sich auf das, was die Airbnb-Hilfeseite zu Beschwerden sagt, sowie auf praktische Tipps von Anbietern wie Properly und Timemark. Deren unbelegte Statistiken lassen wir weg.

Warum reicht Vertrauen nicht aus?

Die meisten Reinigungskräfte machen ihre Arbeit gut. Das Problem: Aus der Ferne erkennen Sie nicht, ob gründlich oder lückenhaft gereinigt wurde. Ein ungeprüfter Wechsel fällt erst auf, wenn ein Gast ihn meldet, und dann hat er den Aufenthalt schon hinter sich.

Das Airbnb-Hilfe-Center sagt Gästen, dass sie ab dem Entdecken eines Problems 72 Stunden Zeit zur Meldung haben, und rät zu Fotos oder Videos. Bei einem Streitfall hat der Gast in der Regel Belege. Haben Sie keine, argumentieren Sie aus der Erinnerung. Jede Reinigung vor dem Check-in zu prüfen ist deutlich günstiger, als hinterher eine Beschwerde zu beantworten.

Was gehört in eine Checkliste für die Fernkontrolle?

Eine Checkliste, mit der Sie etwas abgleichen können, muss konkret sein. Laut Properly ist eine Aufgabe wie „Bad reinigen“ zu vage. Jeder Punkt sollte die Tätigkeiten und das fertige Ergebnis nennen.

Schreiben Sie für jeden Raum auf, wie „fertig“ aussieht:

• Bad: Toilette, Dusche und Waschbecken gereinigt, Spiegel ohne Streifen, frische Handtücher, Mülleimer geleert.
• Küche: Flächen abgewischt, Herd und Spüle sauber, Kühlschrank von Lebensmitteln der Gäste befreit, Mülleimer geleert.
• Schlafzimmer: Bett komplett mit frischer Bettwäsche bezogen, keine Haare oder Flecken, Boden gesaugt.
• Wohnbereiche: Oberflächen abgestaubt, Böden gereinigt, Fernbedienungen und Kissen an ihrem Platz.
• Abschlusskontrolle: Verbrauchsmaterial aufgefüllt, Fenster und Türen verschlossen, Licht aus.

In unserer Checkliste für die Reinigung beim Gästewechsel finden Sie eine ausführlichere Version zum Anpassen. Geben Sie dieselbe Liste an jede Reinigungskraft weiter, damit Sie die Arbeit vergleichen können.

Wie lässt sich eine Reinigung mit Fotos überprüfen?

Fotos sind die übliche Lösung für Gastgeber aus der Ferne, funktionieren aber nur, wenn Sie klare Regeln festlegen. Bitten Sie die Reinigungskraft:

1. Jeden Raum zu fotografieren, und zwar jedes Mal aus demselben Blickwinkel, damit Sie verschiedene Wechsel vergleichen können.
2. Die Fotos am Ende aufzunehmen, also nach getaner Arbeit und vor dem Weggehen.
3. Nahaufnahmen zu ergänzen von den Stellen, an denen am häufigsten etwas schiefgeht, etwa Bad, Bett und Küchenspüle.
4. Alles an einem gemeinsamen Ort hochzuladen, den Sie kontrollieren, statt die Bilder einzeln im Chat zu schicken.

Timemark, das eine App zur Foto-Dokumentation verkauft, sagt, dass Fotos mit Zeitstempel und Standort in einem Streitfall mehr Gewicht haben, und warnt, dass manche Messenger-Apps die Standortdaten aus Bildern entfernen. Das ist die Sicht eines Anbieters, sehen Sie es also als sinnvolle Gewohnheit und nicht als Vorschrift. Für die Kontrolle vor der Ankunft zählt aber vor allem, dass Sie jeden Raum klar erkennen können.

Fotos sind ein praktischer Nachweis. Sie erfüllen womöglich nicht jede Anforderung einer Plattform oder einer Versicherung.

Wann sollten Sie die Fotos prüfen?

Bevor der Gast ankommt, und zwar mit genug Zeit zum Handeln. Properly schlägt ein Zeitfenster von etwa 60 bis 90 Minuten zwischen dem Ende der Reinigung und dem Check-in vor und empfiehlt, bei Mängeln eine Nachreinigung zu verlangen. Diese Zahl ist die Empfehlung des Autors und kein Standard. Legen Sie den Puffer daher passend zu Ihrer Unterkunft und der Anfahrtszeit Ihrer Reinigungskraft fest.

Bei einem Wechsel am selben Tag bleibt wenig Spielraum. Liegt der Check-in kurz nach dem Check-out, bitten Sie die Reinigungskraft, die Fotos nach jedem fertigen Raum zu schicken. So können Sie ein Problem ansprechen, solange sie noch vor Ort ist.

Was tun, wenn die Fotos ein Problem zeigen?

Gehen Sie der Reihe nach vor und bleiben Sie ruhig.

1. Bitten Sie sofort um Nachbesserung und nennen Sie das Foto und das, was noch einmal gemacht werden muss.
2. Informieren Sie den Gast, falls sich die Ankunftszeit ändert, bevor er nachfragt.
3. Halten Sie den Mangel fest für die Unterlagen zur Reinigungskraft. Ein Fehler ist normal, ein Muster nicht.

Tidy betont in seinen Tipps zu Beschwerden eine gute Checkliste und auf Kurzzeitvermietung spezialisierte Reinigungskräfte. Beides verringert die Zahl der Mängel von vornherein. In unserem Ratgeber Was eine gute Airbnb-Reinigungskraft ausmacht steht, worauf Sie achten sollten. Und wenn eine Reinigungskraft gar nicht erscheint, lesen Sie was nach einem Nichterscheinen zu tun ist.

Was sollten Sie für den Fall einer Gastbeschwerde aufbewahren?

Meldet ein Gast ein Problem, kann er sich laut Airbnb-Hilfeseite zuerst bei Ihnen melden, um es zu klären. Dann werden Sie möglicherweise gebeten, es zu beheben oder einen Teil der Reinigungsgebühr zu erstatten. Sind Sie anderer Meinung, kann Airbnb eingreifen und nach den eigenen Richtlinien entscheiden.

So sind Sie vorbereitet:

• Bewahren Sie die Fotos vom Ende der Reinigung für jeden Aufenthalt auf, geordnet nach Datum und Unterkunft.
• Führen Sie die Kommunikation mit Gästen über Airbnb, wo die Plattform sie einsehen kann.
• Heben Sie alle Fotos bei der Ankunft auf, die den hinterlassenen Zustand zeigen.

Properly sagt, dass eine berechtigte Beschwerde mit einer teilweisen Erstattung enden kann. Die genannte Spanne ist jedoch die eigene Schätzung des Anbieters und keine Airbnb-Zahl. Planen Sie nicht damit.

Wie verfolgen Sie die Qualität über längere Zeit?

Einzelne Reinigungen täuschen. Halten Sie für jede Unterkunft ein paar Dinge fest:

• Wie oft Sie eine Nachbesserung verlangen mussten.
• Ob die Fotos vollständig waren und pünktlich kamen.
• Was Gäste in ihren Bewertungen zur Sauberkeit schreiben.

Properly empfiehlt, die Entwicklung nach etwa 10 bis 20 Wechseln auszuwerten. Scheitert immer wieder dieselbe Aufgabe, beschreiben Sie sie in der Checkliste genauer. Übersieht dieselbe Reinigungskraft ständig etwas, ist das eine Frage der Personalauswahl. Unser Ratgeber zum Verwalten einer Airbnb aus der Ferne zeigt, wie Sie ein Team und eine Ersatzlösung aufbauen.

Lässt sich davon etwas automatisieren?

Sie können den Ablauf mit einem gemeinsamen Ordner und einer Checkliste betreiben. Woran es meist zuerst scheitert, ist die Routine: Jemand muss nach jeder Buchung die Details schicken, an die Fotos erinnern und sie prüfen. WIFF verbindet sich mit Ihrem Buchungskalender und nutzt das Ende jedes Aufenthalts, um die Reinigung zu planen. Das Unternehmen teilt Zeitpunkt, Unterkunftsdetails und Checkliste mit dem Reinigungspartner und zeigt Ihnen Abschlussmeldungen, von der Reinigungskraft aufgenommene Fotos und gemeldete Probleme an. Wie das funktioniert, lesen Sie in unserem Ratgeber zu Apps für die Airbnb-Reinigung.